Politiques et Loi 25

Politique de confidentialité

Ce que nous faisons de vos renseignements

Cette politique est publiée en application de l'article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »). Elle décrit ce que fait réellement la plateforme, au présent. Elle est rédigée pour être lue, pas pour être signée sans lecture. Les numéros d'articles renvoient à la Loi.

1. Qui est responsable

Conversion.RealEstate est exploitée par Conversion Immobilier (9302-4198 Québec inc.) (« nous »). Selon l'endroit où vous remplissez un formulaire, la personne responsable de vos renseignements n'est pas la même. Nous préférons vous le dire clairement.

Où vous êtesQui est responsableNotre rôle
Le site ou la page publique d'un courtier immobilier propulsés par notre plateformeLe courtier (ou son agence)Fournisseur de services : nous hébergeons, protégeons et acheminons votre demande pour lui, selon une entente écrite (art. 18.3, annexe A de nos conditions).
Loi 16 expliquée (loi16.conversion.realestate)Conversion Immobilier, jusqu'à la transmission de votre demande, puis le courtier qui la reçoitNous recevons votre demande et la transmettons à un courtier du réseau, selon votre consentement.
La plateforme (comptes des courtiers et de leurs équipes)Conversion ImmobilierNous gérons les comptes, l'authentification et la facturation.

2. Ce que nous recueillons

Quand vous remplissez un formulaire

Quand vous utilisez la plateforme (courtiers et équipes)

Quand un courtier vous invite à un rendez-vous

Quand vous nous écrivez

Nous ne demandons jamais votre date de naissance, votre numéro d'assurance sociale, vos revenus ou votre situation familiale dans un formulaire de prise de contact : ils ne sont pas nécessaires pour qu'un courtier vous rappelle (art. 4 et 5).

3. Pourquoi

FinRenseignements utilisésArticle
Transmettre votre demande à un courtier pour qu'il communique avec vousCe que vous écrivez, position de l'adresseart. 4, 5, 8, 14
Répondre à une demande de soutien, correspondre pour l'entreprise et conserver la trace de ces échangesCe que vous nous écrivez, vos coordonnées professionnellesart. 4, 5, 23
Choisir le bon courtier (territoire desservi, sinon le plus proche)Position de l'adresseart. 4, 5
Prévenir et détecter la fraude et l'usurpation d'identitéRenseignements techniques, indices de saisie, empreinte d'appareil, empreintes non réversibles des coordonnéesart. 12
Respecter une demande de ne plus être sollicitéEmpreinte non réversible du courriel et du téléphoneart. 4, 12
Prouver votre consentement et les engagements pris envers vousVersion du consentement, durée annoncée, heureart. 8, 14
Permettre au courtier de vous servir dans votre projet (s'il vous qualifie comme client)Vos coordonnées, vos mandats, les rendez-vous qui vous concernentart. 4, 12
Statistiques, sans vous identifierComptes par zone d'environ 500 m, puis bilans par région (MRC) sans aucun identifiantart. 23

Nous n'utilisons vos renseignements à aucune autre fin sans votre consentement, sauf les exceptions prévues par la Loi (art. 12). Nous ne les utilisons jamais pour de la publicité ciblée, ne les vendons pas et ne nous en servons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Votre consentement

Le consentement que nous demandons est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises (art. 14) : la case à cocher n'est jamais précochée, le texte nomme la fin, et sur Loi 16 expliquée, il indique que votre demande sera transmise à un courtier du réseau. Vous pouvez le retirer en tout temps (voir Vos droits). Le retrait n'efface pas ce qui a déjà été fait légalement, mais arrête toute utilisation future.

5. Avec qui vos renseignements sont partagés, et où

Avec le courtier qui reçoit votre demande, et avec personne d'autre pour son contenu. Pour fonctionner, la plateforme fait appel à des fournisseurs de services, qui n'ont accès qu'à ce qui est nécessaire à leur service (art. 18.3).

FournisseurServiceOùCe qu'il reçoit
Amazon Web ServicesHébergement, base de données, fichiers, courriels et textos transactionnels, coffre de clés (KMS)Québec (Montréal, région ca-central-1). La copie de secours de la clé maîtresse est à Calgary ; elle ne contient aucun renseignement personnel.L'ensemble des données de la plateforme, chiffrées champ par champ par nos soins avant d'être enregistrées. Pour un courriel ou un texto, son contenu, remis ensuite au fournisseur du destinataire.
Google (Google Maps)Suggestions d'adresses pendant la saisie, géocodage, cartes, et, pour l'agenda des courtiers, durée des trajetsÉtats-UnisLe texte de l'adresse saisie, sans votre nom ni vos coordonnées, envoyé par nos serveurs ; pour un trajet, des points sur la carte et une heure de départ, sans aucun nom. Quand un site affiche une carte, votre navigateur charge l'image directement chez Google, qui reçoit alors l'adresse IP de votre appareil et la position arrondie de l'adresse choisie.
Google (Google Agenda)Si un courtier relie son compte Google : ses plages occupées, ses rendez-vous dans un agenda propre à la plateforme, et les invitations qu'il envoie depuis la plateformeÉtats-UnisVoir section 6.
Google (Workspace)Notre messagerie d'entreprise : les courriels écrits à une adresse @conversion.realestate y arrivent, avant d'être versés au besoin dans un dossier de la plateformeÉtats-UnisVotre courriel, tel que vous l'avez écrit. Google le traite pour notre compte, selon son addenda sur le traitement des données.
StripePaiement de l'abonnement des courtiers : carte, factures mensuelles, taxesÉtats-UnisLe nom, le courriel et le moyen de paiement du courtier qui s'abonne, saisis directement chez Stripe ; jamais les renseignements des personnes qui remplissent un formulaire
Meta (Instagram)Si un courtier relie son compte Instagram : l'affichage de ses publicationsÉtats-UnisNos demandes au nom du courtier ; aucun renseignement sur les visiteurs. Voir Intégration Instagram.
Anthropic (Claude)Soutien technique spécialisé, pour analyser une panne, une anomalie de la plateforme ou une demande de soutien complexeÉtats-UnisDes journaux techniques, qui ne contiennent aucun renseignement personnel, et le code de la plateforme. Pour une demande de soutien, un extrait caviardé du dossier : noms, coordonnées, adresses et numéros y sont remplacés par des jetons, et les vraies valeurs ne quittent jamais la plateforme. Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
Google, Meta (outils de mesure)Seulement si un courtier les a ajoutés à son site, et seulement si vous les acceptezÉtats-UnisLes données de visite que ces outils recueillent, selon leurs propres règles. Voir section 8.

Communication à l'extérieur du Québec (art. 17 et 8). Google, Stripe, Meta et Anthropic traitent les renseignements qu'ils reçoivent aux États-Unis. Nous vous le disons ici plutôt qu'en petits caractères. Avant de leur communiquer quoi que ce soit, nous avons évalué, pour chacun, les facteurs relatifs à la vie privée : la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection et le régime juridique applicable. Ces évaluations ont été conclues par notre responsable le 25 octobre 2026, avant toute collecte ; elles sont revues à chaque nouveau fournisseur et chaque année, et transmises à la Commission d'accès à l'information sur demande. Nous ne leur envoyons que le strict nécessaire : une adresse sans identité pour Google Maps, les seules données du courtier payeur pour Stripe. Les fonctions de Google Maps sont soumises aux Conditions d'utilisation additionnelles de Google Maps et aux Règles de confidentialité de Google ; Stripe applique ses propres règles de confidentialité.

Abonnement d'agenda. Un membre d'une équipe de courtage peut abonner sa propre application de calendrier (Google Agenda, Outlook, iCloud) à son agenda de la plateforme, par un lien secret. C'est son choix, révocable en tout temps. Par défaut, seuls le type et l'heure des rendez-vous y sont transmis, jamais le nom d'un client ni un lieu ; il peut choisir d'y inclure les titres et les lieux, qui relèvent alors aussi de son fournisseur de calendrier.

Registre de non-sollicitation. Une personne peut inscrire elle-même son adresse courriel au registre de non-sollicitation, après un code envoyé à cette adresse. Nous n'en gardons qu'une empreinte, calculée avec une clé secrète propre à chaque courtier : elle ne permet pas de retrouver l'adresse, seulement de la reconnaître. Les demandes à son nom sont alors effacées (celles qu'un courtier a prises en charge, trois jours plus tard), et un formulaire rempli ensuite avec cette adresse n'est transmis à personne. Elle seule peut retirer son adresse.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la Loi l'exige ou le permet expressément (par exemple, à la suite d'une ordonnance d'un tribunal). Nous documentons alors cette communication.

6. Les données reçues de Google

Un courtier peut relier son compte Google à la plateforme, par l'autorisation officielle de Google (OAuth). Les membres de son équipe ne relient pas de compte : ils voient seulement s'il est occupé ou libre. Nous ne voyons jamais son mot de passe. Cette section décrit ce que nous recevons de Google, ce que nous y écrivons et ce que nous en faisons. Elle s'applique dès qu'un compte est relié.

Usage limité. L'utilisation et le transfert à toute autre application, par Conversion.RealEstate, des informations reçues des API de Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'usage limité.

Conversion.RealEstate's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

La plateforme utilise aussi l'API d'indexation de Google, avec un compte de service : elle ne transmet que des adresses de pages publiques, aucun renseignement personnel (voir Indexation).

7. Combien de temps

RenseignementDuréeEnsuite
Demande non prise en charge par un courtier30 jours après la soumissionDestruction automatique
Demande prise en chargeLa durée affichée dans le formulaire au moment de la soumission, au plus 90 jours après la prise en charge. Le courtier peut la réduire, jamais la prolonger.Destruction automatique
Client d'un courtier (si la demande devient un mandat)6 ans après la fin du dernier mandat (le minimum de l'OACIQ pour les dossiers d'un courtier)Destruction automatique
Identifiant et nom d'un document ou d'un dossier, dans le Google Drive d'un courtierAvec le dossier du client (mêmes durées que ci-dessus)Supprimés chez nous ; le document reste dans le Drive du courtier, qui décide de sa conservation
Dossier qu'un courtier doit conserver par la loi (OACIQ), après une demande d'effacementJusqu'à la fin de l'obligation légale ; seuls le nom et les faits du mandat sont gardésDestruction automatique, avec sa clé de chiffrement
Adresse IP et navigateur d'une soumissionAvec la demande non prise en charge, 30 jours au plus ; ils ne suivent pas la demande chez le courtierDestruction automatique
Nom, courriel et empreinte d'une personne invitée à un rendez-vous30 jours après la date du rendez-vous ; effacés aussitôt si elle est retirée de l'invitation ou si le client est effacéDestruction automatique
Empreinte d'appareil90 jours après la dernière utilisation, un an si elle est liée à un envoi frauduleuxDestruction automatique
Signaux anti-fraude (empreintes non réversibles)48 heures pour la fréquence, 30 jours pour le resteDestruction automatique
Empreinte non réversible d'une personne déjà accompagnée par un courtier (pour éviter de vous solliciter en double)365 jours sans nouveau contactDestruction automatique, ou immédiate sur demande d'effacement
Demande de ne plus être sollicitéTant que la demande est en vigueur (un téléphone : 3 ans, car les numéros sont réattribués)Conservée sous forme d'empreinte non réversible seulement
Compte d'un courtierTant qu'il est abonné, puis 5 ans après son départ (avis 30 jours avant)Suppression du compte et destruction de ses clés
Compte d'un membre d'équipeTant qu'il est actif, puis 2 ans sans équipe ni connexion (avis 30 jours avant)Suppression du compte et destruction de sa clé
Journal des connexions (IP et navigateur, chiffrés)90 jours après la fin de la sessionDestruction automatique
Journal d'audit2 ans (3 ans pour la sécurité) ; l'adresse IP de l'acteur, 90 joursDestruction automatique ; il ne contient aucun renseignement sur les prospects
Contenu d'un site fermé90 jours (avis 14 jours avant)Destruction ; l'adresse reste réservée au courtier 12 mois, puis la clé du site est détruite
Statistiques détaillées (sans nom ni coordonnée)25 moisRemplacées par des bilans trimestriels et annuels par région, sans aucun identifiant, où une case de moins de 5 demandes est fusionnée
Dossier de soutien ou de correspondance (messages, pièces jointes, notes)Tant que le dossier est ouvert, puis 3 ans après sa fermeture (le délai de prescription du Code civil)Destruction automatique ; seules la référence, les dates et la chronologie du dossier restent, sans renseignement personnel
Demande de soutien refusée (hors sujet, pourriel)30 jours après le refusDestruction automatique
Répertoire de nos correspondants3 ans après le dernier dossier qui les concerneDestruction automatique
Courriel reçu dans notre messagerie (Google Workspace)La même règle que le dossier qui en est issuSupprimé lors de notre ménage trimestriel de la messagerie
Trace d'une demande transmise par Loi 16 expliquéeIndéfinimentNe contient aucun renseignement personnel (secteur, date, courtier choisi)

À l'échéance, les renseignements sont détruits ; seules subsistent des statistiques anonymisées qui ne permettent plus de vous identifier (art. 23). Il ne s'agit pas d'une intention : ce sont des tâches de la plateforme qui s'exécutent chaque jour et laissent une trace dans notre journal d'audit. Seule notre messagerie se nettoie à la main, chaque trimestre.

Les sauvegardes. Notre base de données est sauvegardée chaque jour, chiffrée. Une sauvegarde automatique expire après 7 jours ; nous ne gardons pas de copie manuelle plus de 90 jours. Un renseignement détruit dans la plateforme disparaît donc complètement des sauvegardes à leur expiration. Comme chaque renseignement y est chiffré sous une clé qui, elle, est détruite immédiatement, il y est déjà illisible pour quiconque.

8. Témoins et technologies de suivi

La vérification d'appareil est une technologie qui permet de reconnaître un appareil (art. 8.1). Par défaut, elle ne se déclenche que si vous cliquez sur « Vérifier cet appareil », après avoir été informé de ce qu'elle fait. Voir Sécurité et anti-fraude.

9. Décisions automatisées

Pour protéger les courtiers et les personnes dont l'identité pourrait être usurpée, la plateforme évalue automatiquement chaque soumission et peut la retenir si elle présente les signes d'un envoi automatisé ou frauduleux. Vous avez le droit d'en être informé, de connaître les renseignements et les principaux facteurs utilisés, de les faire rectifier et de présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision (art. 12.1). Voir Sécurité et anti-fraude.

10. Comment nous les protégeons

Chaque nom, courriel, téléphone, adresse, message, note et jeton est chiffré par la plateforme avant d'être enregistré, sous des clés propres à chaque courtier et à chaque site, elles-mêmes protégées par une clé maîtresse qui ne quitte jamais le module matériel d'Amazon Web Services. Le détail est dans Sécurité, chiffrement et anti-fraude.

11. Personnes mineures

Nos formulaires s'adressent à des personnes qui ont un projet immobilier et ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale (art. 4.1). Si un tel envoi nous est signalé, nous le détruisons.

12. Modifications

Si nous modifions cette politique, la nouvelle version est publiée ici avec sa date d'entrée en vigueur, et l'historique des versions reste consultable (art. 8.2). Une modification ne s'applique jamais rétroactivement à une durée de conservation déjà annoncée.

Préversion 1.0 · mise à jour le · en vigueur à l'ouverture de la plateforme · Historique des modifications