Guide
Les obligations légales du courtier immobilier au Québec
Un courtier immobilier manie chaque jour des renseignements personnels : des noms, des adresses, des projets de vie. Trois cadres encadrent ce travail : la Loi 25, la Loi canadienne anti-pourriel et les règles de l'OACIQ. Voici l'essentiel, en mots simples, avec les sources officielles. Et, pour chaque obligation, ce que Conversion.RealEstate prend en charge pour vous.
Une page d'information. Ce guide vulgarise des textes de loi pour vous aider à vous y retrouver. Il ne remplace ni la loi, ni les règlements, ni les lignes directrices de l'OACIQ et de la Commission d'accès à l'information, et il ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute, la source officielle a toujours le dernier mot : vous la trouverez au bas de la page. Pour votre situation précise, adressez-vous au responsable de votre agence, à l'OACIQ ou à un avocat.
En 30 secondes
- Une personne responsable, connue et joignable.
- Une politique de confidentialité claire et publiée.
- Un consentement réel, pour un but précis.
- Rien de plus que ce qui est nécessaire.
- Des renseignements protégés, puis détruits à temps.
- Les incidents évalués, consignés et déclarés.
- Les droits des personnes respectés en 30 jours.
- Pas de courriel commercial sans consentement.
- Une publicité qui dit clairement qui annonce.
- Des dossiers gardés au moins 6 ans.
Partie 1 · La Loi 25 : les renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée par la Loi 25, s'applique à toute entreprise qui recueille, utilise ou conserve des renseignements sur des personnes. Un courtier, qu'il travaille dans une agence ou à son compte, y est soumis. L'OACIQ en a résumé les gestes essentiels pour les courtiers.
1. Une personne responsable, connue de tous
Loi sur le privé, art. 3.1
Chaque entreprise a une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Par défaut, c'est la personne qui a la plus haute autorité ; elle peut déléguer cette fonction par écrit. Selon l'OACIQ, ses coordonnées sont publiées sur le site de l'agence, ou sur celui du courtier qui travaille à son compte.
Avec Conversion.RealEstate
Votre politique, publiée sur chacun de vos sites et sur votre page, nomme votre responsable, ou le responsable délégué que vous désignez. Conversion Immobilier a aussi son propre responsable, pour ce qui relève de la plateforme.
2. Une politique de confidentialité, en termes simples
Loi sur le privé, art. 3.2 et 8.2
Vous adoptez des politiques et des pratiques qui encadrent vos renseignements : qui y a accès, combien de temps on les garde, comment on traite une plainte. Quand vous recueillez des renseignements en ligne, une politique de confidentialité claire est publiée sur votre site.
Avec Conversion.RealEstate
Une politique sur chacun de vos sites et sur votre page, liée à la nôtre et mise à jour d'elle-même, versionnée avec son empreinte et son historique public. Vos propres pratiques s'y ajoutent, vérifiées avant d'être publiées.
3. Un consentement réel, pour un but précis
Loi sur le privé, art. 8 et 14 ; OACIQ, ligne directrice Loi 25
Avant de recueillir, vous dites à la personne pourquoi, à qui ses renseignements iront et combien de temps ils seront gardés. Son consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et donné pour chaque fin précise. L'OACIQ recommande de présenter la demande de consentement à part du reste, pour que la personne comprenne bien ce qu'elle accepte. Un consentement donné pour une chose ne vaut pas pour une autre.
Avec Conversion.RealEstate
Avant d'envoyer sa demande, la personne lit à qui elle va, pourquoi et pour combien de temps, puis elle consent. Ce consentement est enregistré avec la demande, avec sa date : c'est votre preuve.
4. Ne recueillir que le nécessaire
Loi sur le privé, art. 4 et 5
Vous ne demandez que ce qui sert vraiment à la fin annoncée. Un formulaire qui demande la date de naissance pour une évaluation de propriété en demande trop.
Avec Conversion.RealEstate
Nos formulaires demandent le projet, un moyen de joindre la personne et l'adresse visée, rien de plus.
5. Les témoins et les outils de suivi
Loi sur le privé, art. 8.1
Un outil qui permet d'identifier, de localiser ou de profiler un visiteur (par exemple Google Analytics ou Meta Pixel) doit être désactivé par défaut, et la personne doit en être informée. Elle choisit de l'activer, ou non.
Avec Conversion.RealEstate
Vos outils de mesure ne s'activent qu'après l'accord du visiteur, refusé par défaut, par un bandeau sobre. Notre propre mesure d'audience n'utilise aucun témoin.
6. Protéger les renseignements
Loi sur le privé, art. 10 ; OACIQ, ligne directrice Loi 25
Vous prenez des mesures de sécurité raisonnables selon la sensibilité des renseignements : accès limités, appareils protégés, formation de l'équipe, destruction sécuritaire. Un dossier client transféré par texto ou laissé dans une boîte courriel personnelle est un risque.
Avec Conversion.RealEstate
Chaque renseignement est chiffré sous des clés propres à chaque courtier, et hébergé à Montréal. Chaque membre de l'équipe ne voit que ce que son rôle permet. Nos avis par courriel ne contiennent aucun renseignement confidentiel.
7. Garder le temps nécessaire, puis détruire
Loi sur le privé, art. 23
Quand la fin pour laquelle un renseignement a été recueilli est atteinte, vous le détruisez ou le rendez anonyme, sous réserve des durées que la loi impose (voir les dossiers du courtier, plus bas). Une vieille liste de prospects gardée « au cas où » n'a plus de raison d'exister.
Avec Conversion.RealEstate
La durée annoncée à la personne est enregistrée avec sa demande, et la plateforme détruit les renseignements à l'échéance, d'elle-même. Une demande que personne ne prend en charge est détruite après 30 jours.
8. Les incidents de confidentialité
Loi sur le privé, art. 3.5 à 3.8
Un accès non autorisé, une perte, un courriel envoyé à la mauvaise personne : c'est un incident. Vous prenez des mesures pour limiter le préjudice, vous évaluez le risque de préjudice sérieux et, s'il existe, vous avisez la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Chaque incident est inscrit à un registre, même mineur.
Avec Conversion.RealEstate
La plateforme surveille elle-même les signes d'une atteinte et tient son registre des incidents. Si des renseignements dont vous êtes responsable sont touchés, vous êtes avisé.
9. Les droits des personnes, en 30 jours
Loi sur le privé, art. 27, 28 et 32
Toute personne peut demander ce que vous détenez sur elle, le faire corriger, ou le recevoir dans un format informatique courant (la portabilité). Vous répondez par écrit dans les 30 jours. Elle peut aussi porter plainte : prévoyez comment vous la traitez.
Avec Conversion.RealEstate
Parce que la plateforme héberge vos demandes, nous pouvons vous aider à répondre dans le délai, et une demande d'effacement est exécutée dans toute la plateforme.
10. Vos fournisseurs, et ce qui sort du Québec
Loi sur le privé, art. 17 et 18.3
Vous restez responsable des renseignements que vous confiez à un fournisseur (logiciel, hébergement, sous-traitant). Avant qu'un renseignement soit communiqué à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est faite, et une entente écrite encadre la communication.
Avec Conversion.RealEstate
L'hébergement est à Montréal. Chacun de nos fournisseurs a fait l'objet d'une évaluation, résumée dans notre politique de confidentialité, avec une entente écrite.
11. La prospection : le droit de dire non
Loi sur le privé, art. 22 ; OACIQ, ligne directrice Loi 25
Quand vous utilisez des renseignements pour faire de la prospection, vous vous identifiez, et la personne peut refuser que ses renseignements servent à cette fin. Son refus se respecte tout de suite, et pour de bon.
Avec Conversion.RealEstate
Une personne qui a demandé à ne plus être sollicitée est signalée chaque fois que ses coordonnées reviennent. Toute personne peut aussi s'inscrire à notre registre de non-sollicitation.
Partie 2 · La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
Cette loi fédérale encadre les messages électroniques commerciaux : courriels, textos, messages privés sur les réseaux. Une infolettre, une annonce de propriété envoyée à une liste ou une offre d'évaluation gratuite en sont.
12. Le consentement avant le message
LCAP ; CRTC, lignes directrices sur le consentement tacite
- Exprès : la personne a dit oui, clairement, à recevoir vos messages. Il dure jusqu'à ce qu'elle se désabonne.
- Tacite : il découle d'une relation, et il expire. En général, 2 ans après une transaction ou un contrat, et seulement 6 mois après une simple demande d'information.
- La preuve est à l'expéditeur : vous devez pouvoir montrer quand et comment chaque personne a consenti.
- Chaque message identifie l'expéditeur et offre un désabonnement simple, respecté dans les 10 jours ouvrables.
Concrètement, une liste de clients d'il y a dix ans, sans consentement exprès prouvé, ne peut plus recevoir d'infolettre. Les appels de sollicitation ont leurs propres règles, dont la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus.
Avec Conversion.RealEstate
Une demande reçue vous permet de répondre à cette personne au sujet de son projet, et son consentement est daté et gardé. Ce n'est pas un abonnement à une infolettre : pour cela, il faut un consentement distinct, et la plateforme ne l'invente pas.
13. Les listes et les leads achetés
LCAP ; Loi sur le privé, art. 14
Le consentement ne s'achète pas avec la liste. Selon le CRTC, l'acheteur d'une liste ne peut pas s'appuyer sur le consentement donné au vendeur ; le consentement ne suit que dans la vente d'une entreprise entière. Et selon la Loi 25, la personne doit avoir consenti à ce que ses renseignements soient transmis à vous, pour cette fin. Avant d'acheter, demandez la preuve : qui a consenti, à qui, quand et pour quoi.
Avec Conversion.RealEstate
Nous ne vendons aucun renseignement personnel, ni à l'unité ni en liste. Votre abonnement paie un logiciel, jamais des demandes. Nous vous donnons les outils pour attirer vos propres prospects, qui viennent vers vous avec un consentement clair.
Partie 3 · Les règles de l'OACIQ
La Loi sur le courtage immobilier et ses règlements encadrent la pratique du courtier, dont sa publicité et ses dossiers.
14. Une publicité qui dit qui annonce
Loi sur le courtage immobilier et règlement sur les conditions d'exercice, la déontologie et la publicité
- La publicité identifie le courtier par le nom inscrit à son permis, mentionne qu'il est titulaire d'un permis et, le cas échéant, nomme son agence.
- Les renseignements fournis au public sont exacts, et le courtier doit pouvoir le démontrer.
- Le courtier est responsable de sa publicité, peu importe l'outil qui la diffuse.
Avec Conversion.RealEstate
Vos sites et votre page affichent votre nom, votre agence et votre permis, à chaque page. Vous restez l'auteur de votre publicité : rien n'est publié sans votre approbation.
15. La rétribution reste entre titulaires de permis
Loi sur le courtage immobilier et ses règlements
Un courtier ne partage pas sa rétribution avec une personne qui n'est pas titulaire d'un permis, et n'encourage pas l'exercice illégal du courtage. Avant de payer un fournisseur selon le résultat (par exemple un pourcentage de votre rétribution sur une vente), vérifiez auprès d'Info OACIQ.
Avec Conversion.RealEstate
Conversion Immobilier n'est pas un courtier : elle n'est partie à aucun contrat de courtage et ne reçoit aucune rétribution liée à une demande ou à une transaction. Le prix de l'abonnement ne dépend jamais du nombre de demandes.
16. Les dossiers du courtier : au moins 6 ans
Règlements de l'OACIQ sur les dossiers et les registres ; OACIQ, ligne directrice Loi 25
Selon l'OACIQ, les registres et dossiers se gardent au moins 6 ans après leur fermeture définitive, puis peuvent être détruits, sauf s'ils servent de preuve dans une procédure. Dans une agence, c'est l'agence qui tient les dossiers ; le courtier lui transmet ce qu'il faut.
Avec Conversion.RealEstate
Si vous reliez votre Google Drive, les documents de vos mandats y sont classés, dans votre propre compte : ils restent à vous, et la plateforme ne les efface jamais.
Pourquoi c'est important
Depuis 2023, la Commission d'accès à l'information peut imposer des sanctions administratives allant jusqu'à 10 M$ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial, et les amendes pénales vont jusqu'à 25 M$ ou 4 %. Sous la LCAP, le CRTC peut imposer jusqu'à 1 M$ par violation à une personne, et 10 M$ à une entreprise. Mais au-delà des sanctions, la conformité est une question de confiance : un client qui sait que ses renseignements sont respectés recommande son courtier.
Le fardeau, partagé. Vous restez responsable de votre pratique et de vos renseignements. Mais une grande partie du travail (le consentement, la preuve, le chiffrement, la conservation, la destruction, la politique) peut être portée par l'outil plutôt que par votre mémoire. C'est la raison d'être de Conversion.RealEstate : vous laisser à vos clients, l'esprit tranquille.
Les sources officielles
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LégisQuébec)
- Commission d'accès à l'information : les obligations des entreprises
- OACIQ : les gestes à poser pour respecter la Loi 25 (ligne directrice, version anglaise)
- Loi sur le courtage immobilier et ses règlements (LégisQuébec) ; Info OACIQ : 450 462-9800 ou 1 800 440-7170
- CRTC : lignes directrices sur le consentement tacite (LCAP)
- CRTC : la Loi canadienne anti-pourriel, ses règlements et lignes directrices
- Liste nationale de numéros de télécommunication exclus
Questions fréquentes
Un courtier dans une agence doit-il respecter la Loi 25 lui-même ?
Oui. Plusieurs obligations sont tenues par l'agence (son responsable, ses politiques, ses dossiers), mais le courtier qui recueille et utilise des renseignements doit respecter les mêmes règles dans sa pratique : consentement, sécurité, conservation, droits des personnes.
Puis-je envoyer une infolettre à mes anciens clients ?
Seulement avec leur consentement. Après une transaction, un consentement tacite dure en général 2 ans ; au-delà, il vous faut un consentement exprès, que vous devez pouvoir prouver.
Puis-je acheter des leads ?
C'est risqué. La personne doit avoir consenti à ce que ses renseignements vous soient transmis, à vous, pour cette fin, et le consentement à recevoir des courriels ne se transfère pas avec une liste. Demandez la preuve du consentement avant d'acheter, et vérifiez auprès d'Info OACIQ toute entente qui vous ferait payer selon le résultat.
Cette page remplace-t-elle un avis juridique ?
Non. Elle est informative et vulgarise les textes en date de sa mise à jour. Les lois, les règlements et les lignes directrices officielles ont toujours préséance.